Funkcja informacyjna podczas imprez

Przy organizowaniu imprez bardzo ważne jest, by uczestnicy mieli dostęp do wszystkich ważnych informacji. Jeśli dostęp do informacji jest źle przygotowany wówczas może dochodzić do różnego rodzaju nieporozumień a nawet chaosu. Z tego powodu sposób obiegu informacji podczas imprez musi być odpowiednio zorganizowany. Im większa jest impreza jest przepływ informacji jest trudniejszy do zorganizowania a jednocześnie wymaga znacznie większej pracowników do jego realizowania.

Przy organizowaniu większych imprez bardzo dobrym rozwiązaniem jest postawienie na firmy, które posiadają doświadczenie w zakresie organizowania imprez określonego rodzaju. W ten sposób można liczyć na profesjonalne przygotowanie planu danego wydarzenia, określenie właściwej liczby pracowników do obsługi zdarzenia, czy też odpowiednie ich rozstawienie w ramach danego obiektu. Firm eventowe są w stanie między innymi zapewnić doświadczone oraz posiadające odpowiednie do realizowania danego wydarzenia umiejętności hostessy.       

Funkcja informacyjna dotyczy między innymi programu danego wydarzenia. O programie jak też planie obiektu, w którym odbywa się dane wydarzenie powinny być poinformowane hostessy. Jednocześnie w wielu przypadkach hostessy odpowiadają również za rejestrowanie gości. Jeśli impreza ma również charakter promocyjny funkcja informacyjna obejmuje również przedstawianie informacji o produktach czy usługach danej firmy. Tego rodzaju informacje muszą być hostessom przekazane przed wydarzeniem. Niezbędne jest zapewnienie odpowiedniej ilości czasu, by hostessy były w stanie nauczyć się wszystkich informacji. Często niezbędne jest również przygotowanie materiałów informacyjnych, z których będą korzystały hostessy.